Administratorii (AD) au, în general, rolul de a sprijini factorii de decizie în îndeplinirea misiunii instituției sau a organismului din care fac parte. De regulă, lucrează în domenii precum elaborarea politicilor, punerea în aplicare, implementarea operațională, coordonarea și gestionarea resurselor și a programelor.

Atribuțiile pot varia în funcție de instituție și de post și sunt întotdeauna descrise în detaliu în anunțul de concurs sau în anunțul de post vacant.

Administratorii acoperă grade de la AD 5 la AD 16, care reflectă diferite niveluri de responsabilitate și vechime:

• AD 5: nivelul de început, la care pot fi recrutați inclusiv proaspeții absolvenți de studii universitare și la care în general nu se cere experiență profesională 
• AD 6–AD 7: niveluri pentru specialiști, la care se cer mai mulți ani de experiență profesională relevantă 
• AD 9–AD 12: funcții de conducere de nivel mediu care necesită experiență dovedită în funcții de conducere 
• AD 13–AD 16: funcții de conducere de nivel superior, cu responsabilități de management și strategie la nivel înalt

Asistenții (AST) îndeplinesc în general roluri de sprijin administrativ, tehnic sau executiv în cadrul instituțiilor UE. Activitatea lor poate include domenii precum gestiunea financiară și bugetară, resursele umane, comunicarea, sprijinul pentru politici, IT, gestionarea documentelor, cercetarea sau activitățile științifice și de laborator. Ei joacă un rol important în funcționarea internă a instituțiilor.

Asistenții lucrează sub grade de la AST 1 la AST 11, reflectând diferite niveluri de responsabilitate și experiență:

• AST 1: nivelul de început de carieră, necesită cel puțin studii secundare și fie experiență profesională relevantă, fie o calificare profesională relevantă 
• AST 3: necesită, de regulă, studii secundare, o calificare profesională relevantă și/sau mai mulți ani de experiență profesională relevantă 
• Gradele AST superioare implică cerințe tot mai mari în materie de responsabilități și experiență