D'une manière générale, les administrateurs (AD) ont pour fonction d'aider les décideurs à exécuter la mission de leur institution ou organe. Ils travaillent généralement dans des domaines tels que l’élaboration des politiques, la mise en œuvre opérationnelle, la coordination et la gestion des ressources et des programmes.

Leurs tâches peuvent varier en fonction de l’institution et de la position spécifique qu’ils occupent; elles sont cependant toujours décrites en détail dans l’avis de concours ou l’avis de vacance.

Les administrateurs couvrent les grades AD 5 à AD 16, selon les différents niveaux de responsabilité et d’ancienneté:

• AD 5: niveau d’entrée en service pour les diplômés universitaires, généralement sans expérience professionnelle requise 
• AD 6–AD 7: rôles spécifiques nécessitant plusieurs années d’expérience professionnelle pertinente 
• AD 9–AD 12: postes d’encadrement intermédiaire nécessitant une expérience avérée en matière d’encadrement 
• AD 13–AD 16: rôles d’encadrement supérieur comportant des responsabilités stratégiques et de direction de haut niveau

Les assistants (AST) exercent généralement des fonctions de soutien administratif, technique ou exécutif au sein des institutions de l’UE. Ils peuvent travailler dans des domaines tels que la gestion financière et budgétaire, les ressources humaines, la communication, l’appui stratégique, l’informatique, la gestion des documents, la recherche ou les travaux scientifiques et de laboratoire. Ils jouent un rôle important dans le fonctionnement interne des institutions.

Les assistants couvrent les grades AST 1 à AST 11, en fonction des différents niveaux de responsabilité et d’expérience:

• AST 1: niveau d’entrée pour lequel, au minimum, un diplôme de l’enseignement secondaire et une expérience professionnelle pertinente ou une qualification professionnelle pertinente sont requis; 
• AST 3: grade pour lequel un diplôme de l’enseignement secondaire, une qualification professionnelle pertinente et/ou plusieurs années d’expérience professionnelle pertinente sont généralement requis; 
• les grades AST supérieurs impliquent des exigences de plus en plus élevées en matière de responsabilité et d’expérience.