Δήλωση περί ιδιωτικότητας των δεδομένων

ΠΡΟΣΤΑΣΙΑ ΤΩΝ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΣΑΣ ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ ΧΑΡΑΚΤΗΡΑ

Η παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας παρέχει πληροφορίες σχετικά με 
την επεξεργασία και την προστασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα.

Πράξη επεξεργασίας: Επιλογή, κατόπιν διαγωνισμού, μόνιμων υπαλλήλων για τα ευρωπαϊκά θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς

Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων: Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Επιλογής Προσωπικού (EPSO)

Αριθμός καταχώρισης:  DPR-EC-30388
 

1. Εισαγωγή

Η Ευρωπαϊκή Επιτροπή (στο εξής: Επιτροπή) δεσμεύεται να προστατεύει τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα και να σέβεται την ιδιωτικότητά σας. Η Επιτροπή συλλέγει και υποβάλλει σε περαιτέρω επεξεργασία δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σύμφωνα με τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου, της 23ης Οκτωβρίου 2018, για την προστασία των φυσικών προσώπων έναντι της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από τα θεσμικά και λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης και την ελεύθερη κυκλοφορία των δεδομένων αυτών [και για την κατάργηση του κανονισμού (ΕΚ) αριθ. 45/2001].

Στην παρούσα δήλωση περί ιδιωτικότητας επεξηγείται ο λόγος για τον οποίο υποβάλλονται σε επεξεργασία τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα, ο τρόπος συλλογής, διαχείρισης και προστασίας όλων των παρεχόμενων δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, ο τρόπος με τον οποίο χρησιμοποιούνται οι εν λόγω πληροφορίες, καθώς και τα δικαιώματα που έχετε ως προς τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα. Επίσης, προσδιορίζονται τα στοιχεία επικοινωνίας του υπευθύνου επεξεργασίας δεδομένων στον οποίο μπορείτε να απευθυνθείτε για να ασκήσετε τα δικαιώματά σας, καθώς και του υπευθύνου προστασίας δεδομένων και του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων.

Στη συνέχεια παρατίθενται οι πληροφορίες σχετικά με την πράξη επεξεργασίας «Επιλογή, κατόπιν διαγωνισμού, μόνιμων υπαλλήλων για τα ευρωπαϊκά θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς» που πραγματοποιεί η EPSO.
 

2. Γιατί και πώς επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Σκοπός της επεξεργασίας: Η EPSO συλλέγει και χρησιμοποιεί τα προσωπικά σας στοιχεία για τους ακόλουθους σκοπούς:

• τη διοργάνωση γενικών και εσωτερικών διαγωνισμών για την επιλογή υπαλλήλων με σκοπό την πρόσληψή τους ως μονίμων υπαλλήλων της ΕΕ,
• τη διαχείριση των διοικητικών πτυχών της εγγραφής στους διαγωνισμούς και των διαδοχικών σταδίων των διαγωνισμών, και
• τη διαχείριση και την παρακολούθηση της χρήσης των πινάκων επιτυχόντων.

Όταν οι δοκιμασίες διεξάγονται διαδικτυακά και με εξ αποστάσεως επιτήρηση, η EPSO επεξεργάζεται επίσης δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα με σκοπό την επαλήθευση της ταυτότητας των υποψηφίων, την εποπτεία της συμμόρφωσης με τους ισχύοντες κανόνες της δοκιμασίας, τον εντοπισμό και την αξιολόγηση πιθανών παρατυπιών και τη διασφάλιση της ακεραιότητας και της ασφάλειας των δοκιμασιών, καθώς και της ίσης μεταχείρισης των υποψηφίων. Η επεξεργασία αυτή μπορεί να περιλαμβάνει τη χρήση αυτοματοποιημένων εργαλείων για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις μιας δοκιμασίας και, στις περιπτώσεις που περιγράφονται στη συνέχεια, για τη λήψη αυτοματοποιημένων αποφάσεων σχετικά με τον τερματισμό μιας δοκιμασίας.
 

Αυτοματοποιημένη ατομική λήψη αποφάσεων κατά τη διάρκεια διαδικτυακών δοκιμασιών

Στο πλαίσιο των διαδικτυακών δοκιμασιών που διοργανώνονται στο πλαίσιο γενικών ή εσωτερικών διαγωνισμών, η EPSO μπορεί να χρησιμοποιεί αυτοματοποιημένη ατομική λήψη αποφάσεων για τη διασφάλιση της ακεραιότητας και της ασφάλειας των δοκιμασιών και της ίσης μεταχείρισης των υποψηφίων.

Η εν λόγω διαδικασία λήψης αποφάσεων χρησιμοποιείται μόνο όταν είναι αναγκαία και αναλογική και βασίζεται σε προκαθορισμένους, αντικειμενικούς και επαληθεύσιμους κανόνες και όρους που αφορούν τις δοκιμασίες.

Ατομική απόφαση με αυτοματοποιημένα μέσα μπορεί να ληφθεί κατά τη διάρκεια διαδικτυακής δοκιμασίας σε περίπτωση μη τήρησης προκαθορισμένου κανόνα ή όρου της δοκιμασίας. Η εν λόγω λήψη απόφασης περιορίζεται στον τερματισμό της συνεδρίας της δοκιμασίας.

Ο αυτοματοποιημένος τερματισμός μπορεί να συμβεί στις ακόλουθες περιπτώσεις:

• ανάκληση από τον/την υποψήφιο/-α των αδειών χρήσης κάμερας ή μικροφώνου που απαιτούνται για τη δοκιμασία·
• διακοπή ανταπόκρισης της σελίδας της δοκιμασίας λόγω της αστοχίας ενός σεναρίου εντολών (script) που εκτελείται στο παρασκήνιο και είναι απαραίτητο για την ορθή λειτουργία του περιβάλλοντος της δοκιμασίας·
• σύνδεση πρόσθετης οθόνης όταν οι οδηγίες της δοκιμασίας προβλέπουν τη χρήση μίας μόνο οθόνης·
• απόπειρα τηλεφόρτωσης αρχείου κατά τη διάρκεια της δοκιμασίας, όταν οι οδηγίες της δοκιμασίας απαγορεύουν την τηλεφόρτωση·
• απώλεια της σύνδεσης με το περιβάλλον επιτήρησης για συνεχόμενο διάστημα δύο λεπτών·
• απόπειρα πρόσβασης στη σελίδα της δοκιμασίας ή τροποποίησής της με εργαλεία προγραμματισμού, προβολή του κώδικα της σελίδας ή ισοδύναμα τεχνικά μέσα·
• κλείσιμο ή επαναφόρτωση της καρτέλας της δοκιμασίας·
• αλλαγή της σύνδεσης δικτύου κατά τη διάρκεια της δοκιμασίας·
• χρήση διακομιστή μεσολάβησης κατά τη διάρκεια της δοκιμασίας, όταν η χρήση αυτή απαγορεύεται από τις οδηγίες της δοκιμασίας·
• πλοήγηση έξω από τη σελίδα της δοκιμασίας·
• απεγκατάσταση ή απενεργοποίηση της επέκτασης επιτήρησης από το πρόγραμμα περιήγησης·
• τερματισμός της καταγραφής οθόνης όταν η καταγραφή οθόνης απαιτείται από τις οδηγίες της δοκιμασίας·
• έξοδος από τη λειτουργία πλήρους οθόνης όταν οι οδηγίες της δοκιμασίας απαιτούν από τον/την υποψήφιο/-α να παραμένει σε λειτουργία πλήρους οθόνης.

Οι περιπτώσεις στις οποίες οι υποστηρικτικές τεχνολογίες που χρησιμοποιούνται από υποψήφιους/-ες που χρειάζονται ειδικές διευκολύνσεις δεν είναι συμβατές με το εργαλείο επιτήρησης δεν εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της αυτοματοποιημένης λήψης αποφάσεων.

Στις περιπτώσεις που είναι τεχνικά εφικτό, πριν από τον αυτοματοποιημένο τερματισμό εμφανίζεται προειδοποίηση που επιτρέπει στον/στην υποψήφιο/-α να επανορθώσει την κατάσταση εντός σύντομου χρονικού διαστήματος προτού εφαρμοστεί ο τερματισμός.

Σε περίπτωση αυτοματοποιημένου τερματισμού, ο/η υποψήφιος/-α ενημερώνεται αμέσως ότι η συνεδρία της δοκιμασίας έχει τερματιστεί με αυτοματοποιημένα μέσα και του παρέχονται οι λόγοι για τους οποίους ελήφθη το μέτρο, συμπεριλαμβανομένου του σχετικού κανόνα ή όρου της δοκιμασίας που δεν τηρήθηκε.

Ο αυτοματοποιημένος τερματισμός δεν συνεπάγεται από μόνος του τερματισμό της συμμετοχής στον διαγωνισμό ή αποκλεισμό του/της υποψήφιου/-ας. Υπόκειται σε επανεξέταση από άνθρωπο σύμφωνα με τις ισχύουσες διαδικασίες.

Η απόφαση σχετικά με την ακύρωση του αυτοματοποιημένου τερματισμού και την εφαρμογή κατάλληλων διορθωτικών μέτρων λαμβάνεται από το ειδικευμένο προσωπικό της EPSO. Οποιαδήποτε μεταγενέστερη απόφαση επιβεβαίωσης του αυτοματοποιημένου τερματισμού και αποκλεισμού του/της υποψήφιου/-ας θα πρέπει να λαμβάνεται από την εξεταστική επιτροπή του διαγωνισμού.

Περισσότερες πληροφορίες σχετικά με το δικαίωμα αμφισβήτησης αυτοματοποιημένου τερματισμού και το δικαίωμα εξασφάλισης ανθρώπινης παρέμβασης και επανεξέτασης παρέχονται στην ενότητα 8 της παρούσας δήλωσης.
 

3. Σε ποια νομική βάση επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα, διότι:

• η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον ή κατά την άσκηση δημόσιας εξουσίας που έχει ανατεθεί στο όργανο ή τον οργανισμό της Ένωσης·
• η επεξεργασία είναι απαραίτητη για τη συμμόρφωση με έννομη υποχρέωση του υπευθύνου επεξεργασίας.

Η βάση για την επεξεργασία καθορίζεται στις ακόλουθες νομοθετικές πράξεις της Ένωσης:

Κανονισμός αριθ. 31 (ΕΟΚ), 11 (EKAE) περί καθορισμού του κανονισμού υπηρεσιακής καταστάσεως των υπαλλήλων και του καθεστώτος που εφαρμόζεται επί του λοιπού προσωπικού της Ευρωπαϊκής Οικονομικής Κοινότητος και της Ευρωπαϊκής Κοινότητος Ατομικής Ενεργείας (ΕΕ 45 της 14.6.1962, σ. 1385), όπως τροποποιήθηκε τελευταία με τον κατ’ εξουσιοδότηση κανονισμό της Επιτροπής (ΕΕ) 2016/1611, της 7ης Ιουλίου 2016. 

Απόφαση 2002/620/ΕΚ του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Δικαστηρίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής, της Επιτροπής των Περιφερειών και του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, της 25ης Ιουλίου 2002, για την ίδρυση της υπηρεσίας επιλογής του προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων. 

Απόφαση 2002/621/ΕΚ των Γενικών Γραμματέων του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου, του Συμβουλίου, της Επιτροπής, του Γραμματέα του Δικαστηρίου, του Ελεγκτικού Συνεδρίου, της Οικονομικής και Κοινωνικής Επιτροπής, της Επιτροπής των Περιφερειών και του αντιπροσώπου του Ευρωπαίου Διαμεσολαβητή, της 25ης Ιουλίου 2002, σχετικά με την οργάνωση και τη λειτουργία της υπηρεσίας επιλογής του προσωπικού των Ευρωπαϊκών Κοινοτήτων.

Απόφαση αριθ. 1/2026 του διοικητικού συμβουλίου της Ευρωπαϊκής Υπηρεσίας Επιλογής Προσωπικού, της 20ής Οκτωβρίου 2026, σχετικά με τη χρήση αυτοματοποιημένης ατομικής λήψης αποφάσεων στο πλαίσιο διαδικτυακών δοκιμασιών.
 

Επεξεργαζόμαστε ειδικές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα —όπως δεδομένα που αφορούν την υγεία— διότι:

• το υποκείμενο των δεδομένων έχει παράσχει ρητή συγκατάθεση για την επεξεργασία των εν λόγω δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα για έναν ή περισσότερους συγκεκριμένους σκοπούς·
• η επεξεργασία είναι απαραίτητη για την εκτέλεση των υποχρεώσεων και την άσκηση συγκεκριμένων δικαιωμάτων του υπεύθυνου επεξεργασίας ή του υποκειμένου των δεδομένων στον τομέα του εργατικού δικαίου και του δικαίου κοινωνικής ασφάλισης και κοινωνικής προστασίας, εφόσον επιτρέπεται από το δίκαιο της Ένωσης που προβλέπει κατάλληλες εγγυήσεις για τα θεμελιώδη δικαιώματα και τα συμφέροντα του υποκειμένου των δεδομένων.

Συγκεκριμένα, στο έντυπο της αίτησης οι υποψήφιοι/-ες καλούνται να απαντήσουν στην ακόλουθη ερώτηση: «Χρειάζεστε ειδικές προσαρμογές των δοκιμασιών επιλογής λόγω αναπηρίας ή προβλήματος υγείας;». Σε περίπτωση θετικής απάντησης, τους ζητείται να παράσχουν δεδομένα σχετικά με την υγεία τους, και συγκεκριμένα την αναπηρία ή το πρόβλημα υγείας τους που τους αναγκάζει να ζητήσουν προσαρμογές, καθώς και συναφή δικαιολογητικά έγγραφα. Η συλλογή τέτοιων δεδομένων είναι πράγματι αναγκαία ώστε να μπορέσει η EPSO να αξιολογήσει αντικειμενικά και κατά περίπτωση την ιδιαίτερη κατάσταση κάθε υποψήφιου/-ας, με σκοπό να προσφέρει για κάθε δοκιμασία τις κατάλληλες προσαρμογές που θα βοηθήσουν τους υποψήφιους/-ες να συμμετάσχουν υπό τις καλύτερες δυνατές συνθήκες, δεδομένων των αναγκών τους. Τα δεδομένα υγείας που παρέχουν οι υποψήφιοι/-ες καλύπτουν διάφορες κατηγορίες: προσωρινό πρόβλημα υγείας, μόνιμο πρόβλημα υγείας / αναπηρία, εγκυμοσύνη / θηλασμός.
 

4. Ποια δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα συλλέγουμε και υποβάλλουμε σε περαιτέρω επεξεργασία;

Για τους σκοπούς αυτής της πράξης επεξεργασίας η EPSO συλλέγει τις ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα:

• Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που επιτρέπουν την ταυτοποίηση των υποψηφίων: όνομα/ονόματα, επώνυμο/-α που χρησιμοποιείται/-ούνται επί του παρόντος, επώνυμο/-α κατά τη γέννηση, ημερομηνία γέννησης, φύλο, ιθαγένεια/-ες, κύρια γλώσσα, είδος και αριθμός εγγράφου ταυτοποίησης, αντίγραφο του εγγράφου ταυτοποίησης με όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που περιέχει αυτό, εθνικός αριθμός ταυτοποίησης, φωτογραφία, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αριθμός αίτησης διαγωνισμού, απόρρητος αριθμός ταυτοποίησης που χορηγείται για τους σκοπούς ανώνυμης βαθμολόγησης των δοκιμασιών, «αριθμός επιλεξιμότητας» που χρησιμοποιείται για την ταυτοποίηση στο πλαίσιο δοκιμασιών με χρήση ηλεκτρονικού υπολογιστή. Για τους εσωτερικούς διαγωνισμούς, παρέχονται επίσης ο αριθμός προσωπικού, το διοικητικό καθεστώς, η ομάδα καθηκόντων και ο βαθμός.
• Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των υποψηφίων που απαιτούνται για την επικοινωνία και την πρακτική διοργάνωση των δοκιμασιών: διεύθυνση, ταχυδρομικός κώδικας, πόλη, χώρα, αριθμός/-οί τηλεφώνου, γλώσσες αλληλογραφίας, γλώσσες δοκιμασιών· δεδομένα που παρέχουν οι υποψήφιοι/-ες σχετικά με ειδικές ανάγκες (ιδίως αναφορά προβλημάτων υγείας και/ή αναπηρίας)· δεδομένα σχετικά με οικογενειακές, κοινωνικές και επαγγελματικές σχέσεις που ενδέχεται να συνιστούν σύγκρουση συμφερόντων.
• Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των υποψηφίων που υποβάλλονται σε επεξεργασία για τη διεξαγωγή διαδικτυακών δοκιμασιών: (για τη διαδικασία ελέγχου) σάρωση εγγράφου ταυτότητας, λήψη φωτογραφίας του/της υποψήφιου/-ας, σάρωση 360 μοιρών του περιβάλλοντος στο οποίο πραγματοποιούνται οι δοκιμασίες· (κατά τη διάρκεια των δοκιμασιών) βίντεο μέσω κάμερας web με 2 καρέ ανά δευτερόλεπτο (2 fps), ηχητικά γεγονότα πάνω από το όριο. Τεχνικά μεταδεδομένα (λειτουργικό σύστημα, έκδοση φυλλομετρητή, ανάλυση, κατατετμημένη διεύθυνση IP, αρχεία καταγραφής της ακεραιότητας της επέκτασης επιτήρησης, αρχεία καταγραφής συμβάντων — αλλαγές καρτέλας και απόπειρες απενεργοποίησης της επιτήρησης).
• Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα των υποψηφίων τα οποία απαιτούνται για την αξιολόγηση με βάση τα κριτήρια επιλεξιμότητας και/ή επιλογής που καθορίζονται στην προκήρυξη του διαγωνισμού, καθώς και για την αξιολόγηση των κινήτρων: εκπαιδευτικό υπόβαθρο, λεπτομέρειες επαγγελματικής πείρας, εμπειρογνωσία και τεχνικές δεξιότητες, γλωσσικές γνώσεις.
• Τα αποτελέσματα που επιτυγχάνουν οι υποψήφιοι/-ες στα διάφορα στάδια του διαγωνισμού, και τα δεδομένα που σχετίζονται με την αξιολόγηση των προσόντων, των δεξιοτήτων και των γνώσεων των υποψηφίων (βαθμοί και σχόλια της εξεταστικής επιτροπής).
• Στο πλαίσιο της αυτοματοποιημένης ατομικής λήψης αποφάσεων κατά τη διάρκεια των διαδικτυακών δοκιμασιών, η EPSO μπορεί επίσης να επεξεργάζεται δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σχετίζονται με τη λειτουργία του αυτοματοποιημένου μηχανισμού λήψης αποφάσεων, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών σχετικά με τους προκαθορισμένους κανόνες και όρους που αφορούν τις δοκιμασίες, τα τεχνικά συμβάντα που ενεργοποιούν τον αυτοματοποιημένο τερματισμό, τις περιστάσεις και τους λόγους του εν λόγω τερματισμού, καθώς και αρχεία για το αυτοματοποιημένο μέτρο.
• Όταν ένας/μία υποψήφιος/-α αμφισβητεί τον αυτοματοποιημένο τερματισμό, η EPSO μπορεί επίσης να επεξεργάζεται πληροφορίες και αποδεικτικά στοιχεία που υποβάλλει ο/η υποψήφιος/-α, πληροφορίες σχετικά με την επανεξέταση από άνθρωπο, το αποτέλεσμα της εν λόγω επανεξέτασης και κάθε μεταγενέστερη απόφαση που λαμβάνει η εξεταστική επιτροπή.

Η παροχή δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα είναι υποχρεωτική για όλα τα πεδία της ηλεκτρονικής αίτησης που σημειώνονται με αστερίσκο (*). Αν δεν συμπληρωθούν αυτά τα πεδία, δεν μπορεί να γίνει η εγγραφή.

Τα δεδομένα σχετικά με τα αποτελέσματα των υποψηφίων στα διάφορα στάδια του διαγωνισμού, και τα δεδομένα που σχετίζονται με την αξιολόγηση των προσόντων, των δεξιοτήτων και των γνώσεων των υποψηφίων (βαθμοί και σχόλια της εξεταστικής επιτροπής) λαμβάνονται κατά τη διάρκεια της διαδικασίας του διαγωνισμού και προκύπτουν από την αξιολόγηση που πραγματοποιεί η εξεταστική επιτροπή του διαγωνισμού.

Η αυτοματοποιημένη ατομική λήψη αποφάσεων που καλύπτεται από την παρούσα απόφαση δεν βασίζεται στην επεξεργασία ειδικών κατηγοριών δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που αναφέρονται στο άρθρο 10 παράγραφος 1 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.
 

5. Για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούμε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Η EPSO διατηρεί τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα μόνο για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την εκπλήρωση του σκοπού της συλλογής ή της περαιτέρω επεξεργασίας τους, τουτέστιν:

• τα ατομικά αρχεία υποψηφίων που αποκλείστηκαν από έναν συγκεκριμένο διαγωνισμό, για διάστημα 2 ετών από την ημερομηνία αποκλεισμού του/της υποψήφιου/-ας από τον διαγωνισμό·
• τα ατομικά αρχεία υποψηφίων που συμπεριλήφθηκαν στον πίνακα επιτυχόντων ενός συγκεκριμένου διαγωνισμού, για διάστημα 2 ετών από την ημερομηνία κατάργησης του πίνακα επιτυχόντων·
• τα αρχεία τεκμηρίωσης της διοργάνωσης διαγωνισμών, για διάστημα 10 ετών από την ημερομηνία κλεισίματος του διαγωνισμού·
• τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα υποψηφίων που παρέχονται στο πλαίσιο αίτησης για συμμετοχή σε συγκεκριμένο διαγωνισμό η οποία δεν επικυρώθηκε έγκαιρα, για διάστημα 1 έτους από την ημερομηνία λήξης της περιόδου υποβολής αίτησης για τον διαγωνισμό.

Για τους σκοπούς της διεξαγωγής των δοκιμασιών (διατήρηση που εφαρμόζεται από τον εκτελούντα την επεξεργασία):

• τον κατάλογο των υποψηφίων που κλήθηκαν να συμμετάσχουν στις δοκιμασίες και τα αποτελέσματα των δοκιμασιών, για διάστημα 2 ετών από την ημερομηνία κοινοποίησης του καταλόγου από την EPSO·
• τις ηχογραφήσεις/βιντεοσκοπήσεις από τη συνεδρία της δοκιμασίας και από τη διαδικασία ελέγχου, για διάστημα 6 μηνών από την ημερομηνία διεξαγωγής των δοκιμασιών (η περίοδος μπορεί να παραταθεί σε συγκεκριμένες περιπτώσεις)·
• την αλληλεπίδραση του/της υποψήφιου/-ας με λογισμικό επιτήρησης (έλεγχος τεχνικών απαιτήσεων, δραστηριότητα οθόνης, διαδικτυακή κίνηση κ.λπ.), για διάστημα 2 ετών από την ημερομηνία διεξαγωγής των δοκιμασιών·
• δραστηριότητα του/της υποψήφιου/-ας σε περίπτωση προβλημάτων κατά τη διάρκεια των δοκιμασιών με υπηρεσία υποστήριξης, για διάστημα 2 ετών από την ημερομηνία διεξαγωγής των δοκιμασιών·
• πληροφορίες και αρχεία που αφορούν τον αυτοματοποιημένο τερματισμό των διαδικτυακών δοκιμασιών, συμπεριλαμβανομένων της βάσης και των περιστάσεων του τερματισμού, καθώς και πληροφορίες που είναι αναγκαίες για την επακόλουθη επανεξέταση από άνθρωπο, για διάστημα 2 ετών από την ημερομηνία διεξαγωγής των δοκιμασιών·
• όταν ένας/μια υποψήφιος/-α αμφισβητεί αυτοματοποιημένο τερματισμό, οι σχετικές πληροφορίες και τα αρχεία μπορούν να διατηρούνται για το χρονικό διάστημα που απαιτείται για την εξέταση της καταγγελίας και κάθε επακόλουθης διοικητικής ή δικαστικής διαδικασίας, σύμφωνα με τους ισχύοντες κανόνες διατήρησης.
   

6. Πώς προστατεύουμε και διασφαλίζουμε τα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα;

Όλα τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα σε ηλεκτρονική μορφή (ηλεκτρονικά μηνύματα, έγγραφα, βάσεις δεδομένων, τηλεφορτωθείσες δέσμες δεδομένων κ.λπ.) αποθηκεύονται στους διακομιστές της Ευρωπαϊκής Επιτροπής ή των αναδόχων της.  Όλες οι πράξεις επεξεργασίας διενεργούνται σύμφωνα με την απόφαση (ΕΕ, Ευρατόμ) 2017/46 της Επιτροπής, της 10ης Ιανουαρίου 2017, σχετικά με την ασφάλεια των συστημάτων επικοινωνίας και πληροφοριών στην Ευρωπαϊκή Επιτροπή.

Οι ανάδοχοι της Επιτροπής δεσμεύονται, όσον αφορά κάθε πράξη επεξεργασίας των δεδομένων σας για λογαριασμό της Επιτροπής, από ειδική συμβατική ρήτρα, καθώς και από τις υποχρεώσεις τήρησης εμπιστευτικότητας που απορρέουν από τις διατάξεις μεταφοράς του γενικού κανονισμού για την προστασία των δεδομένων στο εθνικό δίκαιο των κρατών μελών [«ΓΚΠΔ» κανονισμός (ΕΕ) 2016/679].

Για την προστασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα, η Επιτροπή έχει θέσει σε εφαρμογή μια σειρά τεχνικών και οργανωτικών μέτρων. Τα τεχνικά μέτρα περιλαμβάνουν κατάλληλες δράσεις για την αντιμετώπιση της ασφάλειας στο διαδίκτυο και του κινδύνου απώλειας ή αλλοίωσης των δεδομένων ή μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης σε αυτά, λαμβάνοντας υπόψη τον κίνδυνο που παρουσιάζει η επεξεργασία, καθώς και τη φύση των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που υφίστανται επεξεργασία. Τα οργανωτικά μέτρα περιλαμβάνουν τον περιορισμό της πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα αποκλειστικά και μόνο σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα που έχουν νόμιμη ανάγκη γνώσης για τους σκοπούς της εν λόγω πράξης επεξεργασίας.
 

7. Ποιοι έχουν πρόσβαση στα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα και σε ποιους δημοσιοποιούνται;

Πρόσβαση στα δεδομένα σας προσωπικού χαρακτήρα παρέχεται στο προσωπικό της Επιτροπής που είναι αρμόδιο για την εκτέλεση της παρούσας πράξης επεξεργασίας και στο εξουσιοδοτημένο προσωπικό σύμφωνα με την αρχή της «αναγκαίας γνωστοποίησης». Το εν λόγω προσωπικό συμμορφώνεται με συμφωνίες που προβλέπονται από τον νόμο και, ενδεχομένως, με πρόσθετες συμφωνίες για τήρηση της εμπιστευτικότητας.

Αποδέκτες δεδομένων:

Εξεταστικές επιτροπές, καταστατικοί αξιολογητές (εξεταστές με συμβουλευτική ιδιότητα) κατά την έννοια του άρθρου 3 του παραρτήματος III του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, και προσωπικό της EPSO: για σκοπούς αξιολόγησης της επιλεξιμότητας των υποψηφίων και συγκριτικής εξέτασης των προσόντων, και για την παροχή βοήθειας στις εξεταστικές επιτροπές, αντίστοιχα.

• Όργανα και οργανισμοί της ΕΕ: για σκοπούς πρόσληψης (δεν διαβιβάζονται στοιχεία σχετικά με αναπηρίες, εκτός αν ο/η υποψήφιος/-α έχει δώσει ρητή συγκατάθεση για τη διαβίβαση τέτοιων στοιχείων).
• Δικαστήρια της ΕΕ, νομικές υπηρεσίες της αρμόδιας για τους διορισμούς αρχής: σε περίπτωση διοικητικής αίτησης ή ένστασης σύμφωνα με το άρθρο 90 παράγραφοι 1 ή 2 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, και/ή δικαστικής προσφυγής ενώπιον των δικαστηρίων της ΕΕ.
• OLAF, IDOC, IAS και Ελεγκτικό Συνέδριο: κατόπιν αιτήματος, και αποκλειστικά τα δεδομένα που είναι αναγκαία για επίσημες έρευνες ή για σκοπούς ελέγχου.
• Ευρωπαίος Διαμεσολαβητής: κατόπιν αιτήματος, και αποκλειστικά τα δεδομένα που είναι αναγκαία για επίσημες έρευνες.
• ΕΕΠΔ, ΥΠΔ: κατόπιν αιτήματος, και αποκλειστικά τα δεδομένα που είναι αναγκαία για επίσημες έρευνες.
• Κράτη μέλη της ΕΕ: με τη ρητή συγκατάθεση του/της υποψήφιου/-ας, το ονοματεπώνυμό του/της, η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ο αριθμός αναφοράς του διαγωνισμού μπορούν να διαβιβαστούν στις εθνικές αρχές των κρατών μελών της ΕΕ των οποίων ο/η υποψήφιος/-α είναι πολίτης, προκειμένου να του/της παρασχεθεί βοήθεια κατά τη διαδικασία επιλογής και πρόσληψης.
• Εκπαιδευτικά ιδρύματα που πιστοποιούν τα προσόντα του/της υποψήφιου/-ας: για την αξιολόγηση των διπλωμάτων/πτυχίων και άλλων αποδεικτικών επίσημων προσόντων των υποψηφίων που απαιτούνται για τις προς πλήρωση θέσεις.

Τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που σχετίζονται με τον αυτοματοποιημένο τερματισμό των διαδικτυακών δοκιμασιών είναι προσβάσιμα από εξουσιοδοτημένο προσωπικό της EPSO που είναι αρμόδιο για την επανεξέταση των αυτοματοποιημένων μέτρων και τον καθορισμό του κατά πόσον πρέπει να ακυρωθεί ο τερματισμός και να εφαρμοστεί κατάλληλο διορθωτικό μέτρο.

Κατά περίπτωση, η εξεταστική επιτροπή του διαγωνισμού μπορεί να έχει πρόσβαση στις πληροφορίες που είναι αναγκαίες για να λάβει απόφαση επιβεβαίωσης του αυτοματοποιημένου τερματισμού και αποκλεισμού του/της υποψήφιου/-ας.

Η πρόσβαση στα σχετικά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα περιορίζεται σε εξουσιοδοτημένα πρόσωπα ανάλογα με τις αρμοδιότητές τους και τους σκοπούς της επεξεργασίας. Εφαρμόζονται κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία της εμπιστευτικότητας, της ακεραιότητας και της διαθεσιμότητας των πληροφοριών και των αρχείων που σχετίζονται με την αυτοματοποιημένη ατομική λήψη αποφάσεων.

Οι πληροφορίες που συλλέγουμε δεν κοινοποιούνται σε τρίτους, παρά μόνο στον βαθμό και για τον σκοπό που ενδεχομένως επιβάλλεται εκ του νόμου.
 

8. Ποια είναι τα δικαιώματά σας και πώς μπορείτε να τα ασκήσετε;

Ως «υποκείμενο των δεδομένων» έχετε συγκεκριμένα δικαιώματα βάσει του κεφαλαίου III (άρθρα 14-25) του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, και ιδίως το δικαίωμα πρόσβασης και διόρθωσης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που σας αφορούν, αν τα εν λόγω δεδομένα είναι ανακριβή ή ελλιπή. Κατά περίπτωση, έχετε δικαίωμα διαγραφής των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα, περιορισμού της επεξεργασίας τους, εναντίωσης στην επεξεργασία τους, καθώς και δικαίωμα στη φορητότητα των δεδομένων.

Έχετε το δικαίωμα να εναντιωθείτε στην επεξεργασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα, η οποία εκτελείται νόμιμα σύμφωνα με το άρθρο 5 παράγραφος 1 στοιχείο α), για λόγους που σχετίζονται με την προσωπική σας κατάσταση. 

Έχετε δώσει τη συγκατάθεσή σας για την παροχή των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα στην EPSO για την παρούσα πράξη επεξεργασίας. Μπορείτε να ανακαλέσετε τη συγκατάθεσή σας ανά πάσα στιγμή ενημερώνοντας τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων. Η ανάκληση της συγκατάθεσης δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που διενεργήθηκε πριν από την ανάκληση της συγκατάθεσής σας.

Μπορείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας επικοινωνώντας με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων ή, σε περίπτωση διαφωνίας με αυτόν, με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων. Αν είναι αναγκαίο, μπορείτε επίσης να απευθυνθείτε στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων. Τα στοιχεία επικοινωνίας τους παρέχονται στο σημείο 9 κατωτέρω. 

Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας στο πλαίσιο μίας ή περισσότερων συγκεκριμένων πράξεων επεξεργασίας, παραθέστε στην αίτησή σας περιγραφή τους (δηλ. αριθμός καταχώρισης, όπως παρατίθεται στο σημείο 10 κατωτέρω).

Δικαίωμα σχετικά με την αυτοματοποιημένη ατομική λήψη αποφάσεων

Όταν μια συνεδρία δοκιμασίας τερματίζεται με αυτοματοποιημένα μέσα, ο/η υποψήφιος/-α έχει το δικαίωμα να αμφισβητήσει το αυτοματοποιημένο μέτρο και να εξασφαλίσει ανθρώπινη παρέμβαση και επακόλουθη επανεξέταση.

Οι υποψήφιοι/-ες μπορούν να αμφισβητήσουν τον αυτοματοποιημένο τερματισμό μέσω της διαδικασίας καταγγελίας για τεχνικά ζητήματα και των διαδικασιών προσφυγής που ορίζονται στην αντίστοιχη προκήρυξη διαγωνισμού. Οι εφαρμοστέες διαδικασίες και προθεσμίες καθορίζονται στη σχετική προκήρυξη διαγωνισμού ή στις οδηγίες της δοκιμασίας.

Οι υποψήφιοι/-ες στους/στις οποίους/-ες εφαρμόζεται αυτοματοποιημένο μέτρο έχουν δικαίωμα επανεξέτασης του αυτοματοποιημένου τερματισμού από ειδικευμένο προσωπικό της EPSO.

Στην επανεξέταση λαμβάνονται υπόψη οι περιστάσεις που οδήγησαν στην ενεργοποίηση του μέτρου, η λειτουργία του αυτοματοποιημένου μηχανισμού, οι πληροφορίες ή τα αποδεικτικά στοιχεία που υπέβαλε ο/η υποψήφιος/-α και κάθε άλλη σχετική πληροφορία. Η επανεξέταση δεν περιορίζεται στην επαλήθευση της συμμόρφωσης με τις τεχνικές προδιαγραφές του μηχανισμού.

Μετά την επανεξέταση, το ειδικευμένο προσωπικό της EPSO αποφασίζει αν θα ακυρώσει τον αυτοματοποιημένο τερματισμό και αν θα εφαρμόσει κατάλληλο διορθωτικό μέτρο ή αν θα προτείνει την επιβεβαίωση του αυτοματοποιημένου τερματισμού.

Σε μεταγενέστερο στάδιο, η εξεταστική επιτροπή του διαγωνισμού αποφασίζει αν θα επιβεβαιώσει τον αυτοματοποιημένο τερματισμό, ανάλογα με την περίπτωση, και αν θα αποκλείσει τον/την υποψήφιο/-α από τον διαγωνισμό.

Αν διαπιστωθεί, κατόπιν επανεξέτασης από άνθρωπο, ότι ένα αυτοματοποιημένο μέτρο ελήφθη λόγω σφάλματος που μπορεί να αποδοθεί στον μηχανισμό αυτοματοποιημένης ατομικής λήψης αποφάσεων ή στη λειτουργία του, εφαρμόζεται κατάλληλο διορθωτικό μέτρο. Αν ο εσφαλμένος τερματισμός εμπόδισε έναν/μία υποψήφιο/-α να ολοκληρώσει τη δοκιμασία, παρέχεται στο άτομο αυτό η δυνατότητα να συμμετάσχει εκ νέου στη δοκιμασία υπό ισοδύναμους όρους.

Ο/Η υποψήφιος/-α που υπέβαλε καταγγελία ενημερώνεται για το αποτέλεσμα της επανεξέτασης και τους λόγους στους οποίους βασίζεται, εντός της προθεσμίας που αναφέρεται στο άρθρο 14 παράγραφος 3 του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725. Η απόφαση της εξεταστικής επιτροπής κοινοποιείται στον/στην υποψήφιο/-α το αργότερο κατά την ημερομηνία κοινοποίησης των αποτελεσμάτων του διαγωνισμού.

Οι εγγυήσεις αυτές δεν θίγουν τυχόν άλλα δικαιώματα και μέσα έννομης προστασίας που είναι διαθέσιμα βάσει του δικαίου της Ένωσης.
 

9. Στοιχεία επικοινωνίας
    

• Υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων

Αν επιθυμείτε να ασκήσετε τα δικαιώματά σας βάσει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725, αν έχετε παρατηρήσεις, ερωτήματα ή ζητήματα που σας προβληματίζουν, ή θέλετε να υποβάλετε καταγγελία σχετικά με τη συλλογή και τη χρήση των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα, μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, μέσω του ηλεκτρονικού δελτίου της EPSO.

• Υπεύθυνος προστασίας δεδομένων της Επιτροπής

Μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) σχετικά με θέματα που αφορούν την επεξεργασία των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα δυνάμει του κανονισμού (ΕΕ) 2018/1725.

• Ευρωπαίος Επόπτης Προστασίας Δεδομένων (ΕΕΠΔ)

 Έχετε δικαίωμα προσφυγής (δηλ. μπορείτε να υποβάλετε καταγγελία) στον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων (edps@edps.europa.eu) αν κρίνετε ότι, λόγω της επεξεργασίας των δεδομένων σας προσωπικού χαρακτήρα από τον υπεύθυνο επεξεργασίας δεδομένων, παραβιάστηκαν τα δικαιώματά σας που απορρέουν από τον κανονισμό (ΕΕ) 2018/1725.
 

10. Πού μπορείτε να βρείτε περισσότερες πληροφορίες;

Ο υπεύθυνος προστασίας δεδομένων της Επιτροπής δημοσιεύει το μητρώο όλων των διενεργούμενων από την Επιτροπή πράξεων επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων οι οποίες έχουν τεκμηριωθεί και του έχουν κοινοποιηθεί. Πρόσβαση στο εν λόγω μητρώο παρέχεται μέσω του ακόλουθου συνδέσμου: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Η συγκεκριμένη πράξη επεξεργασίας έχει συμπεριληφθεί στο δημόσιο μητρώο του υπευθύνου προστασίας δεδομένων με τα ακόλουθο αριθμό καταχώρισης: DPR-EC-30388.