Prohlášení o ochraně soukromí

OCHRANA VAŠICH OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Toto prohlášení o ochraně soukromí obsahuje informace o 
zpracování a ochraně vašich osobních údajů.

Operace zpracování: Výběr stálých zaměstnanců pro evropské orgány a instituce nebo pro subjekty, úřady a agentury Společenství formou výběrového řízení

Správce údajů: EPSO

Číslo záznamu:  DPR-EC-30388
 

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavazuje chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů (a o zrušení nařízení (ES) č. 45/2001).

Toto prohlášení o ochraně soukromí vysvětluje, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech poskytnutých osobních údajů, dále jak se tyto informace používají a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte vy. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete žádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže jsou uvedeny informace týkající se operace zpracování „Výběr stálých zaměstnanců pro evropské orgány a instituce nebo pro subjekty, úřady a agentury Společenství formou výběrového řízení“, kterou provádí úřad EPSO.
 

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel operace zpracování: Úřad EPSO shromažďuje a používá vaše osobní údaje k těmto účelům:

• pořádání otevřených a interních výběrových řízení k výběru zaměstnanců za účelem jejich přijetí do funkce úředníků EU
• řízení administrativních aspektů registrace a následných fází výběrových řízení
• správa a sledování využití rezervních seznamů

Pokud se testy provádějí online a s dálkovým dozorem, úřad EPSO rovněž zpracovává osobní údaje pro účely ověření totožnosti uchazečů, dohledu nad dodržováním příslušných pravidel testování, odhalování a posuzování případných nesrovnalostí a zajištění integrity a bezpečnosti testů a rovného zacházení s uchazeči. Toto zpracování může zahrnovat použití automatizovaných nástrojů ke sledování souladu s požadavky na testování a za níže popsaných okolností k přijímání automatizovaných rozhodnutí o ukončení testu.
 

Automatizované individuální rozhodování během online testů

V souvislosti s online testy pořádanými v rámci otevřených nebo interních výběrových řízení může úřad EPSO používat automatizované individuální rozhodování k zajištění integrity a bezpečnosti testů a rovného zacházení s uchazeči.

Takové rozhodování se používá v případě, že je nezbytné a přiměřené, a je založeno na předem stanovených, objektivních a ověřitelných pravidlech a podmínkách testování.

K individuálnímu rozhodnutí dosaženému automatizovanými prostředky může dojít během online testu, pokud není dodrženo předem stanovené pravidlo nebo podmínka testování. Toto rozhodování se omezuje na ukončení online testu.

K automatizovanému ukončení může dojít za těchto okolností:

• zrušení povolení k používání kamery nebo mikrofonu uchazečem, které je nezbytné pro absolvování testu
• nereagování stránky během online testu z důvodu selhání skriptu na pozadí, který je potřebný pro řádné fungování prostředí online testu
• připojení dalšího displeje, pokud pokyny k online testu vyžadují použití jediného displeje
• pokus o stažení souboru během testování, pokud pokyny k online testu stahování zakazují
• ztrátu spojení se systémem dohledu (tzv. proctoringem) po dobu dvou minut bez přerušení
• pokus o přístup ke stránce online testu nebo o její úpravu prostřednictvím vývojářských nástrojů, kontroly stránky nebo rovnocenných technických prostředků
• zavření nebo obnovení záložky testu
• změnu síťového připojení během testování
• použití proxy serveru během testování, pokud je takové použití zakázáno v pokynech k testování
• navigaci mimo stránku online testu
• odinstalování nebo deaktivaci rozšíření prohlížeče pro dozorování
• ukončení nahrávání obrazovky, pokud je nahrávání obrazovky vyžadováno v pokynech k testování
• opuštění režimu celé obrazovky, pokud se v pokynech k testování vyžaduje, aby uchazeč zůstal v režimu celé obrazovky

Případy, kdy jsou pro uchazeče se zvláštními potřebami využívány podpůrné technologie, které nejsou slučitelné s dozorovacím nástrojem, nespadají do oblasti působnosti automatizovaného rozhodování.

Tam, kde je to technicky možné, obdrží uchazeč před automatizovaným ukončením varování, které mu umožní situaci vyřešit v krátké lhůtě před zahájením ukončení.

Dojde-li k automatizovanému ukončení, je uchazeč neprodleně informován o tom, že testování bylo automatizovanými prostředky ukončeno, a jsou mu sděleny důvody tohoto opatření, včetně příslušného pravidla nebo podmínky testování, které nebyly dodrženy.

Automatizované ukončení samo o sobě nepředstavuje vyloučení z výběrového řízení nebo vyloučení uchazeče. Podléhá lidskému přezkumu v souladu s platnými postupy.

Rozhodnutí o tom, zda automatizované ukončení zrušit a uplatnit vhodné nápravné opatření, přijímají kvalifikovaní zaměstnanci úřadu EPSO. Jakékoli následné rozhodnutí o potvrzení automatizovaného ukončení a diskvalifikaci uchazeče přijímá výběrová komise příslušného výběrového řízení.

Další informace o právu podat proti automatizovanému ukončení námitku a docílit lidského zásahu a přezkumu jsou uvedeny v oddíle 8 tohoto prohlášení.
 

3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme z těchto důvodů:

• zpracování je nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen
• zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje

Základ pro zpracování údajů je stanoven v těchto právních předpisech Unie:

nařízení č. 31 (EHS), 11 (Euratom), kterým se stanoví služební řád úředníků a pracovní řád ostatních zaměstnanců Evropského hospodářského společenství a Evropského společenství pro atomovou energii (Úř. věst. 45, 14.6.1962, s. 1385) ve znění nařízení Komise v přenesené pravomoci (EU) 2016/1611 ze dne 7. července 2016 

rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a Veřejného ochránce práv 2002/620/ES ze dne 25. července 2002 o zřízení Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství 

rozhodnutí generálních tajemníků Evropského parlamentu, Rady a Evropské komise, tajemníka Soudního dvora, generálních tajemníků Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru, Výboru regionů a zástupce Evropského veřejného ochránce práv 2002/621/ES ze dne 25. července 2002 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro výběr personálu Evropských společenství

rozhodnutí správní rady Evropského úřadu pro výběr personálu č. 1/2026 ze dne 20. října 2026 o používání automatizovaného individuálního rozhodování v rámci online testů
 

Zpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů – konkrétně údaje týkající se zdraví – jelikož:

• subjekt údajů udělil výslovný souhlas se zpracováním těchto osobních údajů pro jeden nebo více stanovených účelů
• je zpracování těchto údajů nezbytné pro účely plnění povinností a výkon zvláštních práv správce nebo subjektu údajů v oblasti pracovního práva a práva v oblasti sociálního zabezpečení a sociální ochrany, pokud je povoleno právem Unie poskytujícím vhodné záruky základních práv a zájmů subjektu údajů

Uchazeči jsou v přihlášce výslovně požádáni, aby odpověděli na tuto otázku: „Potřebujete v důsledku postižení nebo zdravotního stavu zvláštní úpravy testů konaných v rámci výběrového řízení?“ V případě kladné odpovědi jsou od nich vyžádány údaje týkající se jejich zdraví, konkrétně informace o jejich zdravotním postižení nebo zdravotním stavu, kvůli kterým žádají o tyto úpravy, a podpůrné dokumenty. Shromáždění těchto údajů je skutečně nezbytné k tomu, aby úřad EPSO mohl objektivně a individuálně posoudit konkrétní situaci každého uchazeče a mohl následně nabídnout odpovídající úpravy průběhu testů, které by uchazečům umožnily je absolvovat za co nejlepších podmínek s ohledem na jejich potřeby. Uchazeči poskytují několik kategorií údajů týkajících se zdravotního stavu: dočasné zdravotní potíže, trvalé zdravotní potíže / postižení, těhotenství/kojení.
 

4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

Za účelem zpracování shromažďuje EPSO tyto kategorie osobních údajů:

• Osobní údaje, které umožňují identifikaci uchazeče: křestní jméno nebo jména, v současnosti užívané nebo užívaná příjmení, rodné nebo rodná příjmení, datum narození, pohlaví, občanství, hlavní jazyk, druh a číslo dokladu totožnosti, kopie dokladu totožnosti se všemi jeho osobními údaji, vnitrostátní identifikační číslo, fotografie, e-mailová adresa, číslo přihlášky do výběrového řízení, tajné identifikační číslo přidělené pro účely anonymního hodnocení zkoušek, „číslo způsobilosti“ používané k identifikaci v rámci vykonávání počítačových testů. U interních výběrových řízení je to také zaměstnanecké číslo, služební postavení, funkční skupina a platová třída.
• Kontaktní osobní údaje uchazečů a osobní údaje požadované za účelem praktické organizace testů: adresa, PSČ, město, stát, telefonní číslo, jazyky korespondence, jazyky zkoušek; údaje poskytované uchazeči v souvislosti s jejich zvláštními potřebami (zejména informace o zdravotním stavu a/nebo postižení); údaje týkající se rodinných, sociálních a profesních vztahů, které by. mohly představovat střet zájmů.
• Osobní údaje uchazečů zpracované pro účely online testů: (při registraci) naskenování dokladu totožnosti, vyfotografování uchazeče, 360stupňové skenování testovacího prostředí; (během testování) video z webové kamery s 2 snímky za sekundu (2fps), zvuky nad prahovou hodnotou. Technická metadata (operační systém, verze prohlížeče, rozlišení obrazovky, zkrácená IP adresa, protokoly o integritě softwaru používaného k dozoru, protokoly událostí – změny počtu otevřených záložek v prohlížeči a pokusy o deaktivaci dozoru).
• Osobní údaje uchazečů požadované pro účely hodnocení vztahujícího se ke kritériím způsobilosti a/nebo výběrovým kritériím stanoveným v oznámení o výběrovém řízení a pro účely posouzení motivace: dosažené vzdělání, podrobnosti o odborné praxi, odborné znalosti a technické dovednosti, znalost jazyků.
• Výsledky dosažené uchazeči v různých fázích výběrového řízení a údaje týkající se hodnocení kvalifikací, dovedností a schopností uchazečů (získané počty bodů a komentář výběrové komise).
• V souvislosti s automatizovaným individuálním rozhodováním během online testů může úřad EPSO rovněž zpracovávat osobní údaje týkající se fungování automatizovaného rozhodovacího mechanismu, včetně informací o předem stanovených pravidlech a podmínkách testování, událostech technické povahy vedoucích k automatizovanému ukončení, okolnostech a důvodech tohoto ukončení a záznamech o automatizovaném opatření.
• Pokud uchazeč podá proti automatizovanému ukončení námitku, může úřad EPSO rovněž zpracovat informace a důkazy předložené uchazečem, informace relevantní pro lidský přezkum, výsledek tohoto přezkumu a veškerá následná rozhodnutí přijatá výběrovou komisí.

Poskytnutí osobních údajů je povinné u všech položek online přihlášky, které jsou označeny hvězdičkou (*). Nejsou-li tyto položky vyplněny, registrace neproběhne.

Údaje spadající do kategorie výsledků dosažených uchazeči v různých fázích výběrového řízení a údaje týkající se hodnocení kvalifikací, dovedností a schopností uchazečů (získané počty bodů a komentář výběrové komise) jsou získány v průběhu výběrového řízení a jsou výsledkem hodnocení provedeného výběrovou komisí.

Automatizované individuální rozhodování, na něž se vztahuje toto rozhodnutí, není založeno na zpracování zvláštních kategorií osobních údajů uvedených v čl. 10 odst. 1 nařízení (EU) 2018/1725.
 

5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

EPSO uchovává osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu, za kterým byly shromážděny, nebo k jejich dalšímu zpracování, a to:

• po dobu 2 let ode dne, kdy byl z výběrového řízení uchazeč vyřazen, v případě přihlášek a dokladů od uchazečů vyřazených z výběrového řízení
• po dobu 2 let od uzavření rezervního seznamu v případě přihlášek a dokladů od uchazečů zařazených na rezervní seznam vzniklý na základě daného výběrového řízení
• po dobu 10 let od uzavření výběrového řízení v případě podkladových materiálů dokumentujících organizaci daného výběrového řízení
• po dobu 1 roku ode dne uzávěrky pro podání přihlášek v případě osobních údajů uchazečů, které byly poskytnuty v rámci přihlášky do konkrétního výběrového řízení, jež nebyla včas potvrzena

Pro účely konání testů (uchovávání prováděné zpracovatelem údajů):

• seznam uchazečů pozvaných na testy a výsledky testů – po dobu 2 let ode dne, kdy úřad EPSO tento seznam nasdílel
• zvukové/video záznamy z konání testů a z registrace – po dobu 6 měsíců ode dne konání testů (lhůta může být ve zvláštních případech prodloužena)
• potenciální interakce se softwarem určeným k dozoru (zkušební test, činnost obrazovky, používání internetu atd.) – po dobu 2 let ode dne konání testů
• interakce uchazeče s podpůrnou službou v případě problémů během testování – po dobu 2 let ode dne konání testů
• informace a záznamy týkající se automatizovaného ukončení online testů, včetně odůvodnění a okolností ukončení a informací nezbytných pro následný lidský přezkum, se uchovávají po dobu dvou let ode dne konání testů
• pokud uchazeč podá proti automatizovanému ukončení námitku, mohou být příslušné informace a záznamy uchovávány po dobu nezbytnou k posouzení stížnosti a k případnému následnému správnímu nebo soudnímu řízení, v souladu s platnými pravidly uchovávání
   

6. Jak je zajištěna ochrana a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronické podobě (e-mailové zprávy, dokumenty, databáze, nahrané dávky dat atd.) jsou uloženy na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů.  Veškeré operace zpracování se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Smluvní dodavatelé Komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením týkajícím se zpracování údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z provedení obecného nařízení o ochraně osobních údajů v členských státech EU („GDPR“ nařízení (EU) 2016/679).

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. Mezi ta technická patří postupy vhodné k řešení bezpečnosti na internetu, rizika ztráty údajů, změny údajů nebo neoprávněného přístupu k nim, přičemž se zohledňuje riziko spojené se zpracováním údajů a povaha zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k údajům pouze na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit za účelem jejich zpracování.
 

7. Kdo má k vašim údajům přístup a komu jsou dále zpřístupňovány?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování údajů, a oprávněným zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

Příjemci údajů jsou:

výběrové komise, statutární hodnotitelé (osoby s poradní funkcí) ve smyslu článku 3 přílohy III služebního řádu a zaměstnanci úřadu EPSO: za účelem posouzení způsobilosti uchazečů a jejich srovnatelných kvalit a za účelem poskytování pomoci výběrovým komisím:

• orgány, instituce a subjekty EU: pro účely přijetí do zaměstnání (nejsou předávány žádné informace o postižení, pokud uchazeč neudělil výslovný souhlas s předáním těchto údajů)
• soudy EU, právní služba příslušného orgánu oprávněného ke jmenování: v případě správní žádosti nebo stížnosti podle čl. 90 odst. 1 nebo 2 služebního řádu a/nebo soudního odvolání k soudům EU
• OLAF, IDOC, Útvar interního auditu a Účetní dvůr: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování nebo auditu
• Evropský veřejný ochránce práv: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování a šetření
• Evropský inspektor ochrany údajů, pověřenec pro ochranu osobních údajů: na žádost a v rozsahu omezeném na to, co je nezbytné pro účely vyšetřování a šetření
• členské státy EU: pokud uchazeč udělí výslovný souhlas, lze jeho jméno, příjmení, e-mailovou adresu a referenční číslo daného výběrového řízení předat pro účely asistence během výběrového řízení a přijímání do zaměstnání vnitrostátním orgánům členského státu nebo členských států EU, jichž je uchazeč občanem
• vzdělávací instituce potvrzující kvalifikaci uchazeče: pro účely posouzení diplomu uchazeče a jiných dokladů o dosažené kvalifikaci, které se požadují k obsazení pracovního místa

K osobním údajům týkajícím se automatizovaného ukončení online testů mají přístup oprávnění zaměstnanci úřadu EPSO odpovědní za přezkum automatizovaných opatření a za rozhodnutí, zda ukončení zrušit a uplatnit vhodné nápravné opatření.

Výběrová komise může případně získat přístup k informacím nezbytným k tomu, aby mohla rozhodnout, zda automatizované ukončení potvrdit a uchazeče z výběrového řízení diskvalifikovat.

Přístup k příslušným osobním údajům je omezen na oprávněné osoby v souladu s jejich povinnostmi a účely zpracování. Jsou zavedena vhodná technická a organizační opatření na ochranu důvěrnosti, integrity a dostupnosti informací a záznamů týkajících se automatizovaného individuálního rozhodování.

Informace, které shromažďujeme, nebudou poskytnuty žádné třetí straně, s výjimkou případů a pro účely, kdy nám tuto povinnost ukládají právní předpisy.
 

8. Jaká jsou vaše práva a jak je můžete uplatnit?

Jako „subjekt údajů“ máte podle kapitoly III (články 14–25) nařízení (EU) 2018/1725 specifická práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu v případě, že jsou nepřesné nebo neúplné. V příslušných případech máte právo své osobní údaje vymazat, omezit jejich zpracování, vznést námitku proti jejich zpracování a také právo na přenositelnost údajů.

Proti zpracování svých osobních údajů, které se provádí zákonným způsobem podle čl. 5 odst. 1 písm. a), máte právo vznést námitku z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace. 

Pro účely této operace zpracování údajů jste úřadu EPSO udělili souhlas s poskytnutím svých osobních údajů. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením této skutečnosti správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného předtím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Jejich kontaktní údaje jsou uvedeny níže v bodě 9. 

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, uveďte ve své žádosti jejich popis (tj. referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).

Práva související s automatizovaným individuálním rozhodováním

Je-li test ukončen automatizovanými prostředky, má uchazeč právo podat proti automatizovanému opatření námitku a docílit lidského zásahu a následného přezkumu.

Námitku proti automatizovanému ukončení může uchazeč podat postupem pro podávání technických stížností a odvolacími postupy stanovenými v příslušném oznámení o výběrovém řízení. Příslušné postupy a lhůty jsou uvedeny v příslušném oznámení o výběrovém řízení nebo v pokynech k testování.

Uchazeč, na něhož se vztahuje automatizované opatření a který podal stížnost, má právo na lidský přezkum automatizovaného ukončení kvalifikovanými zaměstnanci úřadu EPSO.

Přezkum zohledňuje okolnosti, které vedly k přijetí opatření, fungování automatizovaného mechanismu, informace nebo důkazy předložené uchazečem a jakékoli další relevantní informace. Přezkum se neomezuje na ověření souladu s technickými specifikacemi mechanismu.

Po přezkumu kvalifikovaní zaměstnanci úřadu EPSO rozhodnou, zda automatizované ukončení zruší a uplatní vhodné nápravné opatření, nebo navrhnou automatizované ukončení potvrdit.

V pozdější fázi výběrová komise rozhodne, zda automatizované ukončení v daném případě potvrdí a uchazeče z výběrového řízení vyloučí.

Pokud se při lidském přezkumu zjistí, že automatizované opatření vyplývá z chyby, kterou lze přičíst mechanismu automatizovaného individuálního rozhodování nebo jeho fungování, použijí se vhodná nápravná opatření. Pokud uchazeči v absolvování testu zabránilo chybné ukončení testu, je mu nabídnuta možnost absolvovat test znovu za rovnocenných podmínek.

Uchazeč, který podal stížnost, je informován o výsledku přezkumu a o důvodech, na nichž je tento výsledek založen, ve lhůtě uvedené v čl. 14 odst. 3 nařízení (EU) 2018/1725. Rozhodnutí výběrové komise je uchazečům sděleno nejpozději v den, kdy jsou sděleny výsledky výběrového řízení.

Těmito zárukami nejsou dotčena žádná jiná práva a opravné prostředky dostupné podle práva Unie.
 

9. Kontaktní údaje
    

• Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů prostřednictvím internetového formuláře EPSO.

• Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropský inspektor ochrany údajů (EDPS)

 Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů ze strany správce údajů došlo k porušení práv, která pro vás vyplývají z nařízení (EU) 2018/1725, máte právo podat stížnost u evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).
 

10. Kde jsou k dispozici bližší informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací zpracování osobních údajů Komisí, jež byly zdokumentovány a byly mu oznámeny. Rejstřík je k dispozici zde: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování byla do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů zanesena pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-30388.