Los agentes contractuales se contratan en diferentes grupos de funciones (GF I a IV), que determinan el tipo de trabajo, el nivel de responsabilidad y las cualificaciones mínimas exigidas.

• Grupo de funciones I (GF I): personal de apoyo manual y administrativo 
• Grupo de funciones II (GF II): tareas de oficina y secretaría, gestión administrativa y equivalentes
• Grupo de funciones III (GF III): tareas de ejecución, redacción, contabilidad y tareas técnicas equivalentes
• Grupo de funciones IV (GF IV): tareas de administración, de asesoramiento, lingüísticas y tareas técnicas equivalentes

El grupo de funciones al que puede optar depende de su formación y experiencia profesional, tal como se especifica en la convocatoria de manifestaciones de interés.

Los asistentes (AST) suelen ejercer funciones de apoyo administrativo, técnico o ejecutivo en las instituciones de la UE. Pueden trabajar, entre otros, en los ámbitos de la gestión financiera y presupuestaria, los recursos humanos, la comunicación, el apoyo a las políticas, la informática, la gestión documental o en labores científicas o de laboratorio. Desempeñan un papel importante en el funcionamiento interno de las instituciones.

La categoría de asistentes comprende los grados AST 1 a AST11, lo que refleja diferentes niveles de responsabilidad y experiencia:

• AST 1: nivel inicial, se requiere al menos educación secundaria y experiencia profesional pertinente o una cualificación profesional pertinente. 
• AST 3: por lo general se requiere educación secundaria, una cualificación profesional pertinente o varios años de experiencia profesional pertinente. 
• Los grados AST superiores implican un aumento progresivo de la responsabilidad y de la experiencia requerida.

Los asistentes de secretaría (AST/SC), también denominados secretarios y personal administrativo, suelen desempeñar funciones de gestión de oficinas y apoyo administrativo en las instituciones de la UE. Sus tareas pueden incluir la preparación de expedientes, el apoyo a la coordinación y organización de las actividades de los servicios, la tramitación de documentos y la prestación de apoyo administrativo general a equipos, directivos y servicios.

Los asistentes de secretaría cubren los grados AST/SC 1 a AST/SC 6, lo que refleja diferentes niveles de responsabilidad y experiencia:

• El personal recién llegado suele entrar en los grados AST/SC 1 o AST/SC 2.
• AST/SC 1: nivel de acceso, que requiere educación secundaria y experiencia profesional pertinente o una cualificación profesional pertinente. 
• AST/SC 2: utilizado a veces en el caso de personas candidatas con más experiencia. 
• Los grados AST/SC superiores implican un aumento de los niveles de responsabilidad y experiencia.

En general, la función de los administradores (AD) es ayudar a los responsables de la toma de decisiones a cumplir el cometido de la institución u organismo. Suelen trabajar en ámbitos como la formulación de políticas, la ejecución operativa, la coordinación y la gestión de recursos y programas.

Sus tareas pueden variar en función de la institución y del puesto específico y siempre se describen detalladamente en la convocatoria de oposición o en el anuncio de vacante.

Los administradores cubren los grados AD 5 a AD 16, lo que refleja diferentes niveles de responsabilidad y antigüedad:

• AD 5: nivel de acceso para titulados universitarios, generalmente sin necesidad de experiencia profesional. 
• AD 6­ – AD 7: funciones especializadas que requieren varios años de experiencia profesional pertinente. 
• AD 9­ – AD 12: puestos directivos intermedios que requieren experiencia de gestión demostrada. 
• AD 13­ – AD 16: funciones de alta dirección con responsabilidades estratégicas y de liderazgo de alto nivel.