Zmluvní zamestnanci sa prijímajú do rôznych funkčných skupín (FS I – IV), ktoré určujú druh práce, úroveň zodpovednosti a minimálnu požadovanú kvalifikáciu.

• Funkčná skupina I (FS I): manuálne a administratívne podporné úlohy, 
• Funkčná skupina II (FS II): kancelárske a sekretárske práce, riadenie administratívy a iné rovnocenné úlohy,
• Funkčná skupina III (FS III): výkonné úlohy, písanie dokumentov, účtovníctvo a iné rovnocenné technické úlohy,
• Funkčná skupina IV (FS IV): administratívne, poradenské, jazykové a rovnocenné technické úlohy.

To, do ktorej funkčnej skupiny by ste mali byť zaradení, závisí od vášho vzdelania a odbornej praxe, ako sa uvádza vo výzve na vyjadrenie záujmu.

Asistenti (AST) zvyčajne vykonávajú administratívne, technické alebo výkonné pomocné úlohy v rámci inštitúcií EÚ. Ich práca môže zahŕňať oblasti ako finančné a rozpočtové riadenie, ľudské zdroje, komunikácia, podpora politík, IT, správa dokumentov, výskum alebo vedecká a laboratórna činnosť. Zohrávajú dôležitú úlohu vo vnútornom fungovaní inštitúcií.

Asistenti sú zaradení do platových tried od AST 1 po AST 11, čo odzrkadľuje rôzne úrovne zodpovednosti a skúseností:

• AST 1: vstupná úroveň, ktorá vyžaduje aspoň stredoškolské vzdelanie a príslušnú odbornú prax alebo príslušnú odbornú kvalifikáciu. 
• AST 3: zvyčajne sa vyžaduje stredoškolské vzdelanie, príslušná odborná kvalifikácia a/alebo niekoľko rokov príslušnej odbornej praxe. 
• Vyššie platové triedy AST sú spojené s čoraz vyššími požiadavkami na zodpovednosť a skúsenosti.

Sekretári/administratívni pracovníci (AST/SC) zvyčajne pôsobia v oblasti riadenia administratívy a vykonávajú administratívne pomocné úlohy v rámci inštitúcií EÚ. Medzi ich úlohy môže patriť príprava podkladov, podpora koordinácie a organizácie činností oddelenia, spracovávanie dokumentov a poskytovanie všeobecnej administratívnej pomoci tímom, manažérom a útvarom.

Funkcie sekretárov/administratívnych pracovníkov zahŕňajú platové triedy od AST/SC 1 po AST/SC 6, čo odzrkadľuje rôzne úrovne zodpovednosti a skúseností:

• Noví zamestnanci sú zvyčajne zaradení do platovej triedy AST/SC1 alebo AST/SC2.
• AST/SC 1: vstupná úroveň, ktorá vyžaduje stredoškolské vzdelanie a buď príslušnú odbornú prax, alebo príslušnú odbornú kvalifikáciu. 
• AST/SC 2: niekedy sa používa pre skúsenejších uchádzačov. 
• Vyššie platové triedy AST/SC sú spojené so zvyšujúcou sa úrovňou zodpovednosti a skúseností.

Všeobecnou úlohou administrátorov (AD) je podporovať osoby s rozhodovacími právomocami pri plnení úloh príslušnej inštitúcie alebo orgánu. Zvyčajne pôsobia v oblastiach, ako je tvorba politiky, operatívne vykonávanie, koordinácia a riadenie zdrojov a programov.

Ich úlohy sa môžu líšiť v závislosti od inštitúcie a konkrétnej pozície a vždy sú podrobne opísané v oznámení o výberovom konaní alebo v oznámení o voľnom pracovnom mieste.

Administrátori sú zaradení do platových tried AD 5 až AD 16, ktoré odrážajú rôzne úrovne zodpovednosti a odslúžené roky:

• AD 5: nástupná úroveň pre absolventov vysokých škôl, vo všeobecnosti bez požadovanej odbornej praxe 
• AD 6–AD 7: špecializované pozície vyžadujúce viacročnú príslušnú odbornú prax 
• AD 9–AD 12: pozície stredného manažmentu, ktoré si vyžadujú preukázateľnú prax v riadiacej funkcii 
• AD 13–AD 16: vyššie riadiace funkcie s úlohami v oblasti strategického riadenia a vedenia na vysokej úrovni