Pracownicy kontraktowi są zatrudniani w różnych grupach funkcyjnych (GF I-IV), które określają rodzaj pracy, poziom odpowiedzialności i minimalne wymagane kwalifikacje.

• Grupa funkcyjna I (GF I): pracownicy do pomocniczych zadań fizycznych i administracyjnych 
• Grupa funkcyjna II (GF II): praca w sekretariacie, prowadzenie biura itp.
• Grupa funkcyjna III (GF III): zadania wykonawcze, redakcyjne, księgowe itp.
• Grupa funkcyjna IV (GF IV): zadania administracyjne, doradcze, językowe itp.

Przypisanie danego stanowiska do konkretnej grupy funkcyjnej zależy od wykształcenia oraz doświadczenia zawodowego wymaganych od kandydata. Zostało to szczegółowo określone w zaproszeniu do wyrażenia zainteresowania.

Osoby na stanowiskach asystenckich (AST) zazwyczaj zapewniają w instytucjach UE wsparcie administracyjne, techniczne lub operacyjne. Ich praca może obejmować aspekty takie, jak zarządzanie finansami i budżetem, sprawy kadrowe, komunikacja, wsparcie strategiczne, IT, prowadzenie dokumentacji, badania lub prace naukowe i laboratoryjne. Odgrywają oni ważną rolę w wewnętrznym funkcjonowaniu instytucji.

Asystenci zajmują stanowiska w grupach zaszeregowania od AST 1 do AST 11, które odpowiadają różnym poziomom odpowiedzialności i doświadczenia zawodowego:

• AST 1: początkowa grupa zaszeregowania, wymagająca co najmniej wykształcenia średniego oraz odpowiedniego doświadczenia zawodowego lub odpowiednich kwalifikacji zawodowych. 
• AST 3: zazwyczaj wymagane jest co najmniej wykształcenie średnie, odpowiednie kwalifikacje zawodowe i/lub kilkuletnie odpowiednie doświadczenie zawodowe. 
• Wyższe grupy zaszeregowania AST wiążą się z rosnącym zakresem odpowiedzialności i większymi wymaganiami dotyczącymi doświadczenia zawodowego.

Rola administratorów (AD) polega zasadniczo na wspieraniu decydentów w realizacji zadań danej instytucji lub organu. Ich praca obejmuje zazwyczaj aspekty takie jak formułowanie strategii politycznych, wdrażanie operacyjne, koordynacja zasobów i programów oraz zarządzanie nimi.

Ich zadania mogą się różnić w zależności od instytucji i konkretnego stanowiska i zawsze są szczegółowo opisane w ogłoszeniu o konkursie lub ofercie zatrudnienia.

Administratorzy zatrudniani są w grupach zaszeregowania od AD 5 do AD 16, które odzwierciedlają różne poziomy odpowiedzialności i stażu pracy:

• AD 5: pierwsza grupa zaszeregowania dla absolwentów uczelni wyższych, zwykle nie jest wymagane doświadczenie zawodowe 
• AD 6–AD 7: stanowiska wymagające konkretnej specjalizacji i kilku lat doświadczenia zawodowego w danej dziedzinie 
• AD 9–AD 12: stanowiska kierownicze średniego szczebla wymagające udokumentowanego doświadczenia w zarządzaniu 
• AD 13–AD 16: funkcje kierownicze najwyższego szczebla wymagające zdolności przywódczych i planowania strategicznego.