Gli agenti contrattuali sono assunti in diversi gruppi di funzioni (GF I-IV)m che determinano il tipo di mansioni, il livello di responsabilità e le qualifiche minime richieste.

• Gruppo di funzioni I (GF I): funzioni manuali e di supporto amministrativo 
• Gruppo di funzioni II (GF II): lavori d'ufficio e di segreteria, gestione di un ufficio ed altre mansioni equivalenti
• Gruppo di funzioni III (GF III): funzioni esecutive, redazionali, contabili e funzioni tecniche equivalenti
• Gruppo di funzioni IV (GF IV): funzioni amministrative, di consulenza, linguistiche e funzioni tecniche equivalenti.

Il gruppo di funzioni cui si può essere ammissibili dipende dalla formazione e dall'esperienza professionale, come specificato nell'invito a manifestare interesse.

Gli assistenti (AST) ricoprono generalmente funzioni di sostegno amministrativo, tecnico o esecutivo all'interno delle istituzioni dell'UE. Le loro mansioni possono rientrare nell'ambito della gestione finanziaria e di bilancio, delle risorse umane, della comunicazione, del sostegno all'elaborazione delle politiche, dell'informatica, della gestione dei documenti, della ricerca o del lavoro scientifico e di laboratorio. Svolgono un ruolo importante nel funzionamento interno delle istituzioni.

Gli assistenti ricoprono i gradi da AST 1 a AST 11, a seconda dei diversi livelli di responsabilità ed esperienza:

• AST 1: livello di ingresso che richiede l'aver completato almeno un ciclo di studi secondari e un'esperienza professionale o una qualifica professionale pertinenti 
• AST 3: in genere richiede l'aver completato un ciclo di studi secondari, una qualifica professionale pertinente e/o diversi anni di esperienza professionale pertinente 
• i gradi AST più alti comportano un aumento progressivo delle responsabilità e dei requisiti in materia di esperienza

In generale gli amministratori (AD) hanno il compito di coadiuvare i responsabili politici nell'attuare la missione dell'istituzione o dell'organismo di appartenenza. In genere operano in settori quali la formulazione delle politiche, l'attuazione operativa, il coordinamento e la gestione delle risorse e dei programmi.

I loro compiti possono variare a seconda dell'istituzione e della posizione specifica e sono sempre descritti in dettaglio nel bando di concorso o nell'avviso di posto vacante.

Gli amministratori occupano i gradi da AD 5 a AD 16, in funzione dei diversi livelli di responsabilità e anzianità:

• AD 5: livello di ingresso per i laureati, per i quali generalmente non è richiesta alcuna esperienza professionale 
• AD 6–AD 7: ruoli specialistici per cui sono richiesti diversi anni di esperienza professionale pertinente 
• AD 9–AD 12: posizioni dirigenziali di livello intermedio per cui è richiesta una comprovata esperienza dirigenziale 
• AD 13–AD 16: ruoli dirigenziali di alto livello con responsabilità strategiche e di leadership di alto livello